Migracja skrzynek pocztowych centralnej poczty elektronicznej do chmury Office 365

We wrześniu 2019r. Dział Infrastruktury Sieciowej Uniwersytetu Jagiellońskiego udostępnił pracownikom możliwość przeniesienia swoich skrzynek poczty elektronicznej do chmury Office 365. Od kilku lat w chmurze tej funkcjonuje poczta studentów i doktorantów UJ.

Przeniesienie skrzynek pocztowych do usługi Office 365 pozwoli rozszerzyć funkcjonalności zarówno poczty elektronicznej, jak i innych usług IT dając pracownikom UJ nowe możliwości i zwiększając komfort użytkowania.

  • Migracja skrzynek pocztowych odbywa się w sposób gwarantujący, że żadna wiadomość nie zostanie w tym czasie utracona, zaś działania użytkownika zredukowane są do minimum.
  • Przeniesienie skrzynki do chmury nie powoduje jakichkolwiek zmian w adresach poczty elektronicznej. Nie powoduje też utraty żadnych danych przechowywanych w dotychczasowej skrzynce.​
  • Przeniesienie skrzynki do usługi Office 365 jest dobrowolne i inicjowane samodzielnie przez pracownika użytkującego dane konto pocztowe.

Nowo zakładane konta gości, funkcyjne i pracowników tworzone są w usłudze Office 365 (nie w lokalnym Exchange).

 

Dlaczego warto przenieść swoją skrzynkę do Office 365

Postęp w rozwoju systemów poczty elektronicznej widoczny jest obecnie przede wszystkim w odniesieniu do systemów chmurowych. W tych systemach coraz częściej wykorzystuje się nowoczesne mechanizmy sztucznej inteligencji, interfejsy użytkownika stają się coraz bardziej przyjazne, implementowane są funkcjonalności społecznościowe.

Dzięki przeniesieniu skrzynki do usługi Office 365 uzyskacie Państwo m.in.:

  • powiększenie rozmiarów skrzynki do 50 GB (wobec 2 GB obecnie dostępnych w systemie lokalnym);

  • możliwość uzyskania dodatkowej skrzynki archiwum o pojemności 50 GB, do której w sposób automatyczny mogą być przenoszone starsze wiadomości;

  • nowoczesny interfejs webowy, z kilkudziesięcioma motywami kolorystycznymi. Dostępny jest także tryb ciemny interfejsu przydatny dla osób słabowidzących lub pracujących w nocy;

  • możliwość włączenia tzw. skrzynki priorytetowej czyli dokonywanie automatycznej klasyfikacji na wiadomości ważne i mniej ważne;

  • możliwość odczytywania wiadomości w czytniku immersyjnym  oferującym m.in. odczytywanie wiadomości na głos, tłumaczenie wiadomości na inne języki);

  • możliwość tworzenia grup kontaktów mailowych w oparciu o pliki CSV, co może być przydatne przy mailingu do wielu odbiorców;

  • możliwość aplikowania do wiadomości tzw. polityk retencji automatyzujących usuwanie/archiwizowanie wiadomości po upływie określonego czasu

  • łatwe w użyciu mechanizmy przeszukiwania skrzynki i archiwum;

  • pełną integrację z innymi usługami Office 365, a w tym:

    • możliwość przesyłania plików w formie linków do plików w usłudze OneDrive (szczególnie użyteczne przy rozpowszechnianiu dużych plików)

    • możliwość planowania spotkań wirtualnych audio-video w usłudze Microsoft Teams (np. wirtualne spotkania zespołów projektowych lub wykłady dla studentów) i integrację z kalendarzem osobisty

    • możliwość korzystania z aplikacji mobilnej To-Do (podręczna lista zadań)

 

Co będzie zmigrowane z mojej dotychczasowej skrzynki do skrzynki chmurowej

Do skrzynki w O365 przeniesione zostaną wszystkie dane ze skrzynki lokalnej.

Przeniesione zostaną:

  • wiadomości ze skrzynki odbiorczej i innych folderów pocztowych

  • kontakty

  • wpisy z kalendarza

  • zadania

  • definicje podpisów

  • reguły poczty (przekierowania itp.)

  • schematy kolorów dla kalendarzy

 

Jak zainicjować migrację/przeniesienie skrzynki do Office 365

Przeniesienie skrzynki do chmury inicjowane jest przez pracownika (właściciela skrzynki).

Aby zgłosić skrzynkę do migracji wystarczy zalogować się do aplikacji Osobisty Profil tożsamości UJ dostępnej pod adresem: https://idm.uj.edu.pl/opt

(jako danych logowania należy użyć adresu i hasła używanych przy dostępie do poczty elektronicznej).

 

Aplikacja, na powitalnym ekranie, wyświetli informacje o możliwości zainicjowania migracji. Aby potwierdzić chęć migracji należy wcisnąć przycisk Chcę zainicjować migrację poczty pracowniczej do chmury…

 

 

Jak będzie przebiegać migracja

Proces migracji odbywa się niezauważalnie dla użytkownika, aż do momentu jego zakończenia.

Żadna wiadomość kierowana do skrzynki nie zostanie utracona w trakcie procesu migracji.

 

Informacje o stanie migracji możesz uzyskać wywołując aplikację Osobisty profil tożsamości UJ.

Na stronie powitalnej wyświetlana jest informacja o etapie, na którym znajduje się migracja skrzynki.

 

 

W zależności od oprogramowania używanego do odczytywania poczty i w zależności od tego czy poczta odczytywana jest na urządzaniach mobilnych, po przełączeniu skrzynek może być wymagane dodatkowe działanie użytkownika (co zostało opisane w ramach kolejnego pytania).

 

Co muszę wykonać po zakończeniu migracji skrzynki

Konieczność wykonania dodatkowych czynności przez użytkownika zależna jest od tego, jakim oprogramowaniem i urządzeniem posługuje się do odczytywania poczty elektronicznej.

 

OWA

Jeśli użytkownik używa tylko interfejsu webowego (OWA – Outlook Web Access), to wywołanie dotychczasowego interfejsu o adresie https://owa.uj.edu.pl skutkować będzie automatycznym przeniesieniem użytkownika do interfejsu webowego nowej skrzynki w chmurze Office 365.

Użytkownik może wprost wywołać nowy interfejs podając adres: https://outlook.office.com .

Otwierając po raz pierwszy aplikację OWA dla zmigrowanej skrzynki, użytkownik zostanie proszony o wybór języka i strefy czasowej.

 

 

Oprogramowanie Outlook

Jeśli użytkownik używa oprogramowania MS Outlook do odczytywania poczty, wówczas przełączenie skrzynki zostanie automatycznie wykryte przez to oprogramowanie i wyświetlony zostanie komunikat o konieczności ponownego uruchomienia programu Outlook:

 Jest to jedyna czynność, jaką musi wykonać użytkownik.

 

 

Klient pocztowy Thunderbird

Użytkownik klienta pocztowego Thunderbird nie jest bezpośrednio powiadamiany o zmianie skrzynki pocztowej. Jeśli jednak będzie chciał  wykonać jakąkolwiek operację -choćby przejście do innego folderu – wówczas wyświetlony zostanie komunikat:

Należy wybrać opcję Anuluj, a następnie dokonać rekonfiguracji konta (serwera poczty przychodzącej i wychodzącej) zgodnie z podanymi niżej zaleceniami:

 

 Należy prawym klawiszem myszy kliknąć na adres mailowy, a następnie wybrać Ustawienia

Wyświetlony zostanie ekran konfiguracji kont, na którym należy wybrać pozycję Konfiguracja serwera

Należy zmienić wartość pola Nazwa serwera na outlook.office365.com .

 

Na ekranie konfiguracji kont należy następnie wybrać pozycję Poczta wychodząca i z wyświetlonej listy konfiguracji wybrać rekonfigurowane konto i wcisnąć przycisk Edytuj.

 

 

W polu nazwy serwera należy zmienić wartość  z mail.uj.edu.pl na smtp.office365.com

Należy zweryfikować, czy wartość pola Port wynosi 587, a pola Bezpieczeństwo połączenia – STARTTLS. 

Aby zweryfikować dokonaną zmianę konfiguracji należy wybrać rekonfigurowane konto i upewnić się, że w polu  Serwer poczty wychodzącej (SMTP) znajduje się wartość smtp.office365.com

Po zmianie konfiguracji system dwukrotnie (dla serwera poczty przychodzącej outlook.office365.com oraz dla serwera poczty wychodzącej smtp.office365.com ) poprosi o podanie hasła. Należy podać dotychczas używane hasło do konta pocztowego.

 

Inne klienty poczty elektronicznej z kontem zdefiniowanym jako konto IMAP

Jeśli na komputerze lub urządzeniu mobilnym skonfigurowane jest konto IMAP, wówczas należy zmienić jego konfigurację zgodnie z podanymi niżej parametrami:

 

Serwer poczty przychodzącej

( Incoming server )

 

Serwer poczty wychodzącej

( Outgoing server )

Nazwa serwera

outlook.office365.com

 

Nazwa serwera

smtp.office365.com

Port

993

 

Port

587

SSL

SSL/TLS

 

SSL

STARTTLS

Autentykacja

Normal Password

 

Autentykacja

Normal Password

 

Urządzenia mobilne z systemem Android lub IOS (poczta zdefiniowana jako konto Exchange)

Jeśli na urządzeniu konto pocztowe zdefiniowane było zgodnie z zalecaniami jako konto Exchange, wówczas system automatycznie dokona niezbędnych zmian i żadne działanie użytkownika nie jest konieczne.

W niektórych przypadkach może być jednak wymagane zdefiniowanie konta na nowo. Wtedy należy usunąć na urządzeniu istniejące konto pocztowe w domenie @uj.edu.pl i ponownie je skonfigurować.

 

Co się zmieni po przeniesieniu skrzynki do chmury Office 365

Część wykorzystywanych w starszych systemach pocztowych protokołów uznawana jest obecnie za mało bezpieczną, stąd są one stopniowo wyłączane. Jednym z takich protokołów jest protokół POP3.

POP3 powoduje możliwość wysokiego ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane przetwarzane są przez UJ między innymi poprzez możliwość udostępnienia tych danych podmiotom nieuprawnionym do ich przetwarzania

Z tego względu protokół POP3 w usłudze Office 365 został wyłączony.

Jest to istotne dla użytkowników, którzy sprawdzają pocztę służbową poprzez inne konta np. Google Gmail. Taki model pracy nie będzie możliwy, zarówno ze względu na to, że wymaga protokołu POP3.

 

Co to jest archiwum poczty i jak można z niego korzystać

Gdy zajętość skrzynki zbliża się do jej maksymalnej wielkości (obecnie jest to 50 GB), warto rozważyć włączenie funkcjonalności archiwum. Włączenie tej funkcjonalności realizowane jest na życzenie użytkownika poprzez wysłanie maila na adres dis@uj.edu.pl.

Po włączeniu archiwum, użytkownik widzi je w interfejsie webowym poczty lub Outlook (inne klienty poczty i urządzenia mobilne nie pozwalają obecnie zobaczyć zawartości archiwum) jako dodatkową skrzynkę pocztową. Archiwum ma pojemność 50 GB.

Wiadomości trafiają do archiwum automatycznie po okresie 5 lat od ich otrzymania. Mogą też zostać tam wcześniej przeniesione przez użytkownika.

Skrzynka archiwum może być przeszukiwana w taki sam sposób, jak skrzynka główna, zaś jej struktura (foldery) odzwierciedla strukturę głównej skrzynki.

 

Czy coś się zmieni w zakresie ochrony antyspamowej i antyphishingowej

Przeniesienie skrzynki do chmury zwiększa poziom ochrony antyspamowej, a zwłaszcza ochrony przed phishingiem (wyłudzeniami). Poczta przychodząca do skrzynek pracowniczych w chmurze Office 365 sprawdzana jest zarówno przez dotychczas wykorzystywany przez UJ system antyspamowy, jak i przez mechanizmy antyspamowe chmury Office 365. Dodatkowo, chmura Office 365 dokonuje zaawansowanych analiz na potrzeby detekcji wyłudzeń.

Istotną zmianą jest to, że wiadomości uznane za spam lub phishing - umieszczane automatycznie w folderze Wiadomości-śmieci (Junk mails) -  przechowywane są tam przez 180 dni, po czym są automatycznie usuwane.

 

Jakie mechanizmy odzyskiwania poczty są dostępne dla skrzynki w O365

Utrata poczty może być efektem awarii systemu lub też zamierzonego lub niezamierzonego usunięcia wiadomości przez użytkownika.

 

Odtwarzanie całego systemu (disaster recovery)

W przypadku awarii całego systemu, operator chmury (Microsoft) gwarantuje jego z kopii nie starszej niż 14 dni. Ten mechanizm nie pozwala jednak odtwarzać pojedynczych skrzynek użytkowników – użytkownicy nie mają możliwości zgłoszenia żądania odtworzenia skrzynki z określonego momentu czasowego.

 

Odzyskiwanie usuniętej zawartości

Skrzynki pocztowe wyposażone są w dwa poziomy koszy przechowujących usunięte wiadomości.

Każda skrzynka zawiera folder Wiadomości usunięte przeznaczony do przechowywania wiadomości usuniętych. Jest to tzw. kosz pierwszego poziomu. Wiadomość usunięta przez użytkownika trafia właśnie do tego folderu. Wiadomość znajdująca się w tym folderze nigdy nie jest usuwana, o ile użytkownik sam nie zdecyduje o jej usunięciu z kosza lub opróżnieniu całego kosza.

 

Jeśli użytkownik usunie wiadomość z folderu Wiadomości usunięte albo skasuje wiadomość przy użyciu kombinacji Shift+Delete (tzw. twarde usunięcie), wiadomość taka przenoszona jest do kosza drugiego poziomu na okres nie dłuższy niż 30 dni. W tym czasie użytkownik ma możliwość samodzielnego odzyskania skasowanej wiadomości.

 

Porada

Skrzynki pocztowe w chmurze posiadają znacznie większą pojemność niż w systemie lokalnym, a ponadto oferują mechanizm archiwizowania oraz tzw. polityki retencji. Korzystając z tych mechanizmów użytkownik może w znacznie szerszym stopniu zarządzać czasem życia informacji w systemie pocztowym.

 

Gdzie mogę znaleźć więcej materiałów na temat poczty Office 365

OWA

Użytkownicy interfejsu webowego mogą znaleźć dodatkowe materiały na stronach:

https://support.office.com/pl-pl/article/uzyskiwanie-pomocy-dotycz%C4%85cej-aplikacji-outlook-w-sieci-web-cf659288-35cc-4c6c-8c75-e8e4317fda11

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Outlook-Blog/Faster-with-a-modern-design-and-new-features-the-new-Outlook-on/ba-p/735222

 

Outlook for Windows

Użytkownicy klienta pocztowego Outlook mogą znaleźć dodatkowe informacje pod adresem:

https://support.office.com/pl-pl/article/szkolenie-dotycz%c4%85ce-programu-outlook-dla-systemu-windows-8a5b816d-9052-4190-a5eb-494512343cca?wt.mc_id=otc_home&omkt=pl-PL&ui=pl-PL&rs=pl-PL&ad=PL

 

Polityki retencji wiadomości i archiwum

https://www.clouddirect.net/knowledge-base/KB0011641/using-office-365-online-archiving-and-retention-policies

 

Z kim mogę się kontaktować w razie problemów

W pierwszej kolejności należy kontaktować się z pierwszą linią wsparcia użytkowników tj. z zespołem Pomocy IT w Dziale Usług Informatycznych:

  • poprzez stronę http://www.pomocit.uj.edu.pl

  • telefonicznie: 12 663 1010, 12 663 1011

 

W przypadkach wymagających interwencji administratorów systemów pocztowych, zgłoszenie kierowane jest z pierwszej linii wsparcia do Działu Infrastruktury Sieciowej.

 

Link do pobrania w wersji PDF