Czym jest usługa masowej wysyłki (system SYMPA)

Usługa masowej wysyłki poczty elektronicznej (massmailing) dedykowana jest realizacji procesu rozsyłania informacji e-mail do szerokiego grona odbiorców.

Podstawą działania usługi są tzw. listy dystrybucyjne złożone z adresów mailowych odbiorców. Poczta wysłana na listę dystrybucyjną rozsyłana jest do wszystkich jej członków. W Uniwersytecie Jagiellońskim usługa świadczona jest w oparciu o system SYMPA.

W przeciwieństwie do wiadomości rozsyłanych z kont pracowniczych/funkcyjnych, wysyłka oparta o listy dystrybucyjne nie jest limitowana ilościowo.

System umożliwia tworzenie list o różnorodnych cechach.

W zależności od definicji listy mogą m.in.:

  • umożliwiać samodzielne zapisywanie się do nich (także użytkowników spoza Uniwersytetu Jagiellońskiego)
  • umożliwiać samodzielne wypisywanie się z list
  • wymuszać członkostwo bez możliwości wypisania się
  • zezwalać lub nie na odpowiadanie na rozsyłane wiadomości

Dzięki integracji systemu masowej wysyłki z innymi systemami UJ, członkostwo bazujące na np. afiliacji do danej jednostki UJ jest automatycznie aktualizowane.

Spis aktualnie działających na UJ list dystrybucyjnych dostępny jest pod adresami:

 

 

Podstawowe typy list dystrybucyjnych

W systemie masowej wysyłki UJ wyróżnia się cztery podstawowe typy list:

KOMUNIKATY

Typ przewidziany do rozsyłania komunikatów i zarządzeń do pracowników/studentów. Subskrypcja takiej listy jest obligatoryjna dla wskazanej grupy użytkowników  tzn. użytkownik nie może się z niej wypisać. Subskrybentami nie mogą być osoby spoza Uniwersytetu.

Przy definiowaniu takiej listy należy podać regułę wyznaczania grupy subskrybentów np.

wszyscy aktualni pracownicy danego wydziału

wszyscy aktualni pracownicy etatowi uczelni

Aktualizacja członkostwa na takiej liście dokonywana jest automatycznie kilka razy dziennie.

OGŁOSZENIA

Typ listy podobny do typu Komunikaty, jednak - w odróżnieniu od poprzedniego - dający możliwość wypisania się lub ponownego zapisania. Subskrybentami nie mogą być osoby spoza Uniwersytetu.

Przy definiowaniu takiej listy należy podać regułę wyznaczania grupy subskrybentów

POWIADOMIENIA

Typ przewidziany do rozsyłania wiadomości do dowolnych odbiorców (także spoza UJ). Lista tego typu umożliwia samodzielne wypisanie się i zapisanie, jednak zapisanie wymaga akceptacji właściciela listy. Przykładowe wykorzystanie takiej listy to rozsyłanie informacji do zarejestrowanych uczestników konferencji.

BIULETYN INFORMACYJNY

Typ podobny do typu Powiadomienia, jednak -w odróżnieniu od niego - nie wymaga akceptacji właściciela listy przy zapisywaniu się. Dopuszcza dowolnych odbiorców, daje z możliwością samodzielnego wypisania i zapisania się.

 

 

Zasady korzystania z systemu masowej wysyłki

Ponieważ zakres dystrybucji informacji przy użyciu systemów list dystrybucyjnych może być bardzo szeroki, wykorzystanie tego systemu może wiązać się także z ryzykiem świadomego lub nieświadomego spamowania. Dlatego wykorzystanie systemu masowej wysyłki możliwe jest po uzyskanie akceptacji uprawnionych osób.

Generalną zasadą jest, że tworzenie list, które swym zakresem wykraczają poza pracowników lub studentów danego Wydziału / Pionu, wymagają akceptacji Prorektora ds. dydaktyki (lub wskazanej przez niego osoby). W pozostałych wypadkach zgoda na tworzenie listy udzielana jest przez Dziekana / kierownika Pionu.

Użycie list nie może naruszać ogólnie przyjętych w UJ zasad komunikacji i regulaminów UJ. Za treść wiadomości rozsyłanych za pomocą danej listy odpowiadają moderatorzy danej listy.

 

 

Jak założyć listę dystrybucyjną

Proces wnioskowania o założenie listy dystrybucyjnej w systemie SYMPA jest w całości realizowany elektronicznie. Nie są akceptowane wnioski papierowej.

Wniosek elektroniczny

Wniosek elektroniczny dostępny jest tutaj. Jest to formularz elektroniczny w usłudze Microsoft Office 365 udostępnionej każdemu pracownikowi UJ (adres rozpoczyna się od forms.office.com). Wypełnienie formularza wymaga zalogowania się swoim identyfikatorem.

Procedura wnioskowania

  1. Wnioskujący wypełnia formularz wniosku
  2. Po przesłaniu, wniosek podlega on weryfikacji przez pracowników Działu Infrastruktury Sieciowej. Pracownik DIS może kontaktować się z Wnioskującym w celu doprecyzowania danych wniosku
  3. Po zweryfikowaniu wniosek przesyłany jest do elektronicznej akceptacji do uprawnionej osoby.
  4. Wnioskujący dostaje powiadomienie o akceptacji lub odrzuceniu wniosku.
  5. Jeśli wniosek zostanie zaakceptowany Dział Infrastruktury Sieciowej przystępuje do konfiguracji listy w systemie SYMPA.
  6. Wnioskujący powiadamiany jest emailem o założeniu listy.

Wnioskujący ma obowiązek zgłosić się na krótkie szkolenie z użytkowania systemu SYMPA lub też zapoznać się z dostępnymi przewodnikami.

 

 

Kontakt w sprawie systemu masowej wysyłki SYMPA.

Dział Infrastruktury Sieciowej UJ

ul. Ingardena 3, Kraków

tel.: 12 663 27 46

e-mail: dis-listyDystrybucyjne@uj.edu.pl

 

Osoby odpowiedzialne: